Wat zijn de minimale eisen voor een contractbeheersysteem?
Wij krijgen regelmatig vragen van organisaties waaraan een contractbeheersysteem zou moeten voldoen, wat zijn nu de minimale eisen zodat het proces goed wordt ondersteunt en welke zaken zijn nice to haves? Alhoewel de contractbeheer eisen en wensen voor een contractbeheersysteem per organisatie verschillende kunnen zijn hebben we in de loop der jaren toch een rode draad kunnen ontdekken. In de basis zijn de velden waar de informatie in / mee beheert kan worden natuurlijk de basis, denk dan bijvoorbeeld aan:
- Contractnummer
- De titel (korte omschrijving) van een contract
- De eigen entiteit
- De contractbeheerder
- Contractpartij (dat kan een leverancier of klant zijn)
- Contactpersonen bij de contractpartij
- Start datum
- Einddatum
- Opzettermijn
- Contract status
- Master contract
- Waarde contract
- Automatische verlenging?
- Verlengingstermijn
- Contract getekend op datum
- Contract soort
- Betalingstermijn
- Leveringscondities
- Kladblok
- En daarnaast is het van groot belang dat u de mogelijkheid heeft om zelf contractvelden aan te kunnen maken. Als laatste is het werken met sjablonen (om te regelen welke
- contractvelden worden gebruikt per contracttype) heel veel effectiever dan te werken met 1 scherm met alle beschikbare velden door elkaar.
Verder zijn de volgende ondersteunende functies erg belangrijk:
- mogelijkheid om documenten te kunnen uploaden en koppelen aan een contract
- mogelijkheid om personen of groepen personen wel/geen toegang te geven tot contracten
- automatische taken welke emailnotificaties sturen aan de gebruikers, en wel ruim voor de einddatum -/- opzegtermijn datum
- mogelijkheid om zelf taken aan te maken voor belangrijke momenten gedurende de looptijd voor een contract
- meerdere talen voor de systeemtaal van het contractbeheersystem
- mogelijkheid om de data uit het contractbeheersysteem te verwerken naar rapporten en downloads
Dit is een goede basis om alle voorkomende contracten in uw organisatie pro-actief te kunnen beheren en bewaken.
Daarom 2Agree contract management software
+ Volledige regie
+ Reductie van risico’s
+ Kostenbesparing
+ Voorkom ongewenste contractverlengingen
+ Hogere compliancy
+ Snel en accuraat
+ Meerdere gebruikers mogelijk
+ Documenten toevoegen
+ Taken verdelen en aanmaken
+ Vrijblijvend demo account!
2Agree biedt u een vrijblijvende demo
2Agree is uw partner voor online contractbeheer en stelt u in staat om op een veiliger manier de regie te voeren van al uw lopende contracten van uw organisatie. Via de online contractbeheer oplossing van 2Agree ontvangt automatisch een notificatie wanneer uw contracten aflopen. Zo kunt u zelf bepalen of u een contract wil laten aflopen en of zelf wilt laten verlengen. Wellicht zijn er mogelijkheden om uw diensten goedkoper af te nemen? Zo heeft u voldoende tijd om alternatieven te bekijken, kosten te besparen of te onderhandelen over uw huidige contract.
Vraag direct meer informatie aan
2Agree is een gemakkelijke en overzichtelijke manier van contractbeheer welke u op ieder moment en overal ter wereld kunt gebruiken. Gebruik uw desktop, tablet of laptop en via internet heeft u snel en eenvoudig een overzicht van al uw contracten. Uiteraard zijn uw documenten beveiligd en kunt u zelf aangeven welke gebruiker welke documenten kan inzien. 2Agree is een must voor uw bedrijf wanneer u in 1 oogopslag een overzicht van al uw contracten wenst, kosten wil besparen en ongewenste contractverlengingen tegen wil gaan.
