Whitepaper contract management

1. Wat is Contract Management?

Contract management is het managen van contracten gemaakt met klanten, leveranciers, etc. Contract management bevat het uitvoeren, beheren, monitoren en evalueren van de voorwaarden met als doel dat de betrokken partijen zich daaraan houden. Het documenteren van de afspraken in een toegankelijk systeem en het managen van de verwachtingen en minimaliseren van de risico’s tijdens de loop van het contract is een belangrijk onderdeel van contractmanagement. De 3 sub gebieden contractbeheer, monitoring en bewaking en evaluatie zijn de belangrijke onderdelen van contract management.

2. Het contract realisatie proces

Opstellen

Het opstellen van een contract wordt veelal tegelijkertijd met de onderhandelings­fase uitgevoerd, omdat er vaak tijdens het voeren van de onderhandelingen al conceptcontracten worden opgesteld. Het is aan te bevelen om eigen templates te gebruiken gezien dit de kwaliteit (eigen voorwaarden als startpunt) en volledigheid te goede komt.

Goedkeuren

Deze fase bevat alle activiteiten binnen het goedkeuringsproces, van het goedkeuren van conceptcontracten tot de feitelijke autorisatie door de budgethouder. Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen de beslissing om een contract aan te gaan en de ondertekening van het contract. Hierbij is het van belang dat zowel de interne als de externe procuratie in acht genomen wordt.

Ondertekening

Deze fase bevat het officieel ondertekenen van het contract door beide partijen.

Registreren

Deze processtap bevat de registratie van de feitelijke contractgegevens. Hierbij is het van belang welk doel met de registratie en de ingevoerde gegevens beoogd wordt. Door dit van tevoren goed te specificeren, kan bepaald worden welke contractgegevens er vastgelegd dienen te worden en hoeven er later geen inhaalslagen gepleegd te worden. Tevens speelt de plaats van registratie (centraal of decentraal) een belangrijke rol. Tenslotte is de keuze van de gebruikte methode van registreren van belang; zorg er voor dat het pakket van eisen voor een contractbeheer oplossing zorgvuldig wordt samengesteld (must haves en nice to haves) en ga niet op zoek naar het schaap met de 5 poten (niet over-specificeren dus, resultaat is dat u eindigt met een contractbeheer oplossing welke zeer complex functioneert en/of (meestal beide) erg duur is….. met de wetenschap dat na 1 jaar minder dan 50% van de functionaliteit wordt gebruikt).

Archiveren

De archiveringsfase behelst alle activiteiten om het originele contract fysiek te archiveren (wettelijke norm betreft 7 jaar na verloop van het contract). Ook dit kan centraal of decentraal. Daarnaast kan het contract digitaal gearchiveerd worden door het in te scannen en op te nemen in een eventuele applicatie, een verwijzing in het contractbeheer systeem naar de fysieke archieflocatie is aan te raden. Naast diverse praktische aspecten is het belangrijk om te waarborgen dat de contracten zodanig zijn afgeschermd dat de medewerkers alleen die contracten kunnen raadplegen waartoe zijbevoegd zijn, zorg hierbij wel voor een werkbare opzet van de bevoegdheden, maak alleen gebruik van bevoegdheden (wie heeft wel/geen toegang tot bepaalde contracten) als dit noodzakelijk is

3. Contract implementatie

Het implementeren van een contract moet ertoe leiden dat een contract operationeel gemaakt wordt. Hierdoor kunnen de betrokken afdelingen werken volgens de overeengekomen afspraken in het contract. Hierdoor wordt voorkomen dat onjuiste condities worden gehanteerd, acties;
–       overdracht contract;
–       implementatie contractafspraken;
–       processen en werkafspraken;
–       workshops met interne klanten;
–       overlegstructuur;
–       werkafspraken en werkwijzen formaliseren met klant en leveran­cier;
–       monitoren performance en afspraken;
–       rapportages inregelen

4. Contract Management

Contractbeheer

Contractbeheer is het vastleggen van alle contract details -en afspraken in een contractbeheer systeem, denk aan; contractnummer, omschrijving, contractpartij, , interne afdelingen en contactenpersonen, startdatum, einddatum opzegtermijn, waarde, status van het contract, scan van het getekende contract, soort contract, KPI’s, rapportages, etc. Door contracten inzichtelijk te maken heeft de organisatie een goed beeld welke leveranciers, producten, diensten, afspraken en verwach­tingen zijn vastgelegd. Door middel van contractbeheer wordt een overzicht gecreëerd van alle contracten van de ingangsdatum tot en met de einddatum, inclusief alle verlengingen en kenmerken. Bij con­tractbeheer kan eventueel gebruik worden gemaakt van een systeem of een proces met werkafspraken. Hiermee wordt de basis gelegd voor de contractadministratie en leveranciersmanagement.

Monitoring en bewaking

Hieronder verstaan we het monitoren en bewaken van de contractafspraken. Als de uitvoering niet conform de afspraken is moet er met de tegenpartij worden overlegd en bijgestuurd. Dit kan leiden tot hernieuwde afspraken met de interne klant en/of tegenpartij.

Evaluatie

Het met regelmaat evalueren (benchmarken t.o.v. actuele marktsituatie, rap­portages etc.) van contracten is van wezenlijk belang. Hierdoor zullen de vooraf bedachte doelstellingen het beste worden gerealiseerd. Ruim voor de omzegtermijn (afhankelijk van de complexiteit van de producten/diensten die in het contract zijn vastgelegd) dient te worden besproken of en hoe de volgende contractperiode er uit zal zien (Lessons Learned, gewijzigde wensen/eisen etc.)